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技术方案

TECHNICAL PROPOSAL

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企业协同办公解决方案

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需求与挑战
        受全球化进程的推进和近年来世界经济环境不确定因素的影响,越来越多的企业开始重视通过提高效率和节省开支以提升自身的竞争力。信息化技术的发展,使各种IT和通信技术得以应用于企业的办公信息化和自动化,其中,通过基于IT和通信技术的协同办公可以很大程度上提升信息传递的效率和节省差旅方面的开支,受到越来越多企业的关注。
       大型企业对协同办公的需求一般源自以下特点:
  a 工作地域分布广而且分散,且各处的办公环境复杂多样;
              b 员工在工作中遇到问题的时候需要在海量的内部资源中迅速找准人或资源;
              c 员工需要在种类繁多的业务系统上完成自己的本职工作。
       由于以上客观因素的存在,大型企业的协同办公普遍存在以下瓶颈:
              a 难以随时随地接入公司办公环境 
                 • 移动终端无法接入公司网络或内部业务系统,或无法在各种环境下取得满意的接入效果 
                 • 出差途中无法审批下属员工的重要申请
                 • 即便接入办公环境,因缺乏移动应用,只能处理极其有限工作事务
              b 难以高效协同公司资源 
                 • 专家经验、成功实践等知识无法高效传播形成资产,同样的错误一犯再犯
                 • 遇到问题要问好几个人才能最终找到合适的专家
                 • 召集一个会议需要手工预订会议室、预订网络资源
              c 办公平台上的信息纷繁复杂,影响工作效率 
                 • 待办事宜分散在各个业务系统,要进入一个一个系统去处理,浪费时间且容易遗忘 
                 • 与岗位相关的信息淹没在大量无关信息中,需费时费力地去搜寻 
解决方案简介
        基于对协同办公的深刻理解,利用自研及其合作伙伴提供的业界领先产品,推出了大企业协同办公解决方案。该方案包含移动办公、统一通信、基础办公、企业培训、服务热线、统一通信和信息安全七大模块,可让企业员工随时随地通过任意终端接入至工作环境处理事务、获取信息或与同事交流信息的同时,帮助员工聚焦于岗位相关的工作,排除与个人无关的业务信息的干扰,有助于大幅改善企业的办公效率。

 
1 移动办公模块
    场景分析
         客户应用:邮件收发、各种移动企业应用(如ERM、CRM、PRM)和各种移动OA系统
         网络要求:
           • 企业员工可以通过各种无线网络,包括企业内网WIFI、外部公共或私有区域WIFI和移动运营商网络接入企业内部网络。
           • 由于无线传输的数据流极易截获,大型企业要求无线外网接入具有高安全性。
    方案概述
        后PC时代的各种移动终端已经具备高处理能力和高普及率,而移动运营商的数据业务以及各种公共和私有WIFI的覆盖范围和接入带宽也逐年在扩大,移动办公要求的硬件条件日益成熟。
       在接入方面,方案允许用户通过企业内部的WIFI环境或者企业外部的WIFI或运营商移动网络接入企业内网。无论是通过内部WIFI还是外部无线环境接入,移动终端均需要在网络统一智能接入模块进行鉴权,鉴权通过后才能访问企业内网资源。
 

        在移动应用方面,方案支持ERP、CRM、PRM等企业业务系统的应用在移动终端上的部署,并根据不同类型的终端屏幕尺寸提供相对应的操作界面。
        在移动OA方面,方案支持邮件收发、工作流审批、企业私有云访问、企业移动应用管理、文档处理、企业通讯录、即时消息和会议等功能。
        在安全保障方面,方案通过以下手段消除移动终端接入带来的安全隐患:
  身份认证:
          • 企业门户帐号认证,第一次需输入密码(锁屏密码则每次均需输入) 
  绑定设备:
          • 公司配机需输入资产编号, BYOD设备自动绑定(不超过3台) 
        检查合规性:
          • 如不合规则提示修复(优先自动修复,越狱情况则断开网络连接) 
  配置标准策略:
          • 如设备不满足合规性时则自动进行标准策略配置 
  安全管理:
         • 可远程擦除数据及锁定设备,监控关键资产信息等 
        软件管理:
         • 自动升级应用并推送新的应用,提供企业应用AppStore 
  解决方案亮点:
  1 降低企业运作综合成本:拓宽工作时空,提升产能。平均每天可利用30分钟零碎工作时间。(IDC统计) 
  2 提升企业快速决策能力:将企业经营数据整合呈现在决策层手机上。运筹帷幄之中,决胜千里之外。
       3 增强内部运营效率:使员工不用携带沉重的电脑,或赶回办公室办公,通过智能终端推送信息提醒员工处理工作,以免延误时机。
       4 提升公司品牌影响力:移动办公+智能终端,凸显企业先进的IT管理,增强用户的信心。
       5 提高企业市场反应速度和客户满意度:智能终端移动办公可提高销售、支持、服务的市场反应速度!通过快速响应支撑ICT业务规模扩张。
 
2 统一通信模块
  场景分析
  a 企业员工在工作中需要随时通过各种通信手段与同事、伙伴或客户发起即时消息、语音、视频、桌面演示等方式沟通。
      b 由于办公位置分散,企业内部需要组织远程会议。
  方案概述
        海和的统一通信模块主要由海和统一通信系统和融合会议系统支撑。
        在个人沟通方面,方案支持通过多种音频IP电话、视频IP电话、个人电脑eSpace客户端、移动终端eSpace客户端等终端发起沟通。为了使企业员工能够在各种场景下迅速找到正确的人进行沟通,海和的统一通信系统嵌入了各种日常办公系统、企业社交媒体以及邮件系统,在各种场景下显示相关责任人当前的办公在线状态。企业员工可以根据相关人员的在线状态,点击其图标,用合适的方式发起沟通,如下图所示:

        在会议沟通方面,方案支持企业员工在任何时间、任何地点通过各种终端接入会议,并与与会人员进行语音、视频、幻灯片演示、白板书写等各种方式的会议交流。会议的组织非常方便,预约会议列表可在不同终端之间自动同步,在电脑终端及移动终端上均可查看到预约会议列表并通过点击“加入会议”实现一键入会。此外,会议系统可以和其他厂家的会议系统以及会议终端对接,是企业的会议覆盖范围可以扩展到合作伙伴和客户。
  解决方案亮点
  1 高效的个人沟通使员工可以迅速找对正确的人发起合适的沟通。
  2 高效的会议沟通打破时空局限,丰富的会议沟通手段使会议效果得到大幅提升。

3基础办公模块
  场景分析
     a 企业内部信息比较多,要在海量信息中寻找员工想要的信息比较困难。
  b 企业内部操作系统比较多,多次登录不同系统完成业务操作,员工容易遗漏某些工作流的处理。
  c 信息孤立,没有整合视图展现。
  d 没有按角色1计理念,不能真正面向特定人员提供关注内容以及操作功能。
  方案概述
     方案根据不同岗位以及区域设置不同的角色频道和区域频道,通过这些定制化的基础办公平台,将不同的企业办公系统以及企业信息整合呈现给相关岗位或区域的员工,如下图所示:
 
 
   解决方案亮点
  1展现集成的360度客户视角,帮助提升客户满意度。
  2单点登录,实现一站式销售领域操作体验,提升操作效率。 
    3通过主动推送整合的最新信息,提升人员能力和效率。

4知识管理模块
  场景分析
     a 企业在日常运作的过程中会产生大量的可传承可复制的知识,这些知识往往散布在个人电脑或小团队的服务器中,难以有效、广泛地传播。
      b 员工日常事务繁忙,日程安排和企业组织的培训课程安排难以契合,需要有一个自助学习平台,是员工可以灵活安排时间自主学习。
  方案概述
        知识管理解决方案通过打造企业级的交流分享平台——知识社区,提供一个相互沟通的高效平台。该平台以用户需求为出发点,组织管理企业内部的各种时论、产品知识、咨询报告、经验技能等数据,构建了一套完整的知识管理体系,并能够通过共享空间、企业论坛、企业博客、企业微博等多种方式实现企业内部的知识互动和经验传递;同时该平台还在企业内部提供了一套完善的员工自我学习平台——在线学院,企业能够通过该平台上传各种培训课件,企业员工能够通过该平台进行网上点播、网上测试等活动。
  解决方案亮点
  1 知识管理平台将人与知识有效串联,结合,促进企业内部信息与信息、信息与人、人与人之间的互动与共享。
  2 在线学院可以使员工更加科学地协调工作和学习的时间,达到个人业绩和知识积累同时提升。

5企业培训模块
  场景分析
     大型企业在规划和组织员工培训时往往面临着以下挑战:
  a 培训费用高:员工分布在全球各地,全覆盖费用高;
       b 教师资源难以共享:优质教师资源和培训课程主要集中在总部,分支机构资源相对较少;
  c 缺少实时互动平台:企业培训平台只具有学习管理、离线学习等功能,达不到实时互动效果。
  方案概述
       企业培训解决方案为企业用户构建了一套基于IP网络交互的远程培训系统,能够实现不同地区的多个分支培训教室之间的实时音视频互动,该方案适用于领导座谈、分支机构培训、驻外员工远程培训、新员工培训、客户培训等场景。
       在培训过程中,异地之间可以进行白板共享、电脑桌面共享、文档共享等互动功能,给用户带来面对面、身临其境的交互体验。
  解决方案亮点
  1 保证了培训效果又减少了外地员工、客户来回总部的差旅费用,节省企业开支,提升企业竞争力。
  2 身临其境的培训效果使远程培训达到面授效果,在节省差旅费用的同时保证了培训质量。
 
6信息安全模块
  场景分析
       企业在信息安全方面面临着以下挑战:
  a安全管理 
           网络设备多,安全事件独立,无法端到端分析安全事件 
           当安全事件发生时,如何快速定位解决并分析回溯 
           安全策略如何集中快速部署 
       b内部泄密 
           企业技术方案、代码、市场运作、财务数据、公司策略等机密资料越来越有有价值
           内部员工可能会将机密信息转移出去,销售给竞争对手
           泄密手段多样化,如终端拷贝、打印,邮 件、web网络等
  c恶意攻击 
           攻击终端:通过网络攻击在终端置于木马,窃取机密信息
           攻击服务器:通过攻击服务器获取权限,窃取信息数据
           攻击网络和服务:造成网络不畅,甚至网络瘫痪 
       d IT特权滥用 
           IT运维人员可以接触公司的各种机密数据,泄密更容易 
           企业管理人员IT特权滥用,导致机密资料有意或无意泄露 
  方案概述
      信息安全解决方案从终端安全、网络安全、应用安全、数据安全及终端管理等方面着手,为整个协同办公解决方案提供有效的安全保障和规范化管理,严密管理、防泄密、防攻击、防病毒,为整个解决  方案提供全面的安全保障,保护企业核心资产。
 
  解决方案亮点
  1 进不来:丰富的双因子认证组合(USBKey+PIN码、 指纹仪+AD域账号密码、AD域账号密码+动态口令卡)保证接入安全; 
  2 拿不走:终端不留密,数据集中分级存储(分布式存储); 
  3 打不开:DSM文档权限控制系统,可根据用户角色来设定文档的读写权限。 
  4 丢不了:关键数据全盘加密,杜绝非授权的访问 ; 
  5 赖不掉:操作日志可自动记录或录像,提供事后溯源依据。